Politique de travail à domicile : le guide avec les meilleures pratiques

La politique de travail à domicile sert à définir les processus, les attentes et les responsabilités dans le cadre du télétravail. Cela permet de s'assurer que les employés comprennent clairement les exigences de l'entreprise et de prévenir tout malentendu avec les responsables.

Pour être utile, ce document doit inclure des éléments clés comme les règles d'éligibilité, le processus d’approbation et les règles de communication entre autres. N’hésitez pas à adopter une approche participative pour tenir compte des besoins spécifiques de vos employés. Dans cet article, découvrez les meilleures pratiques en matière de politique de télétravail.

Établir l’objectif et la portée de la politique de travail à domicile

Toutes les politiques de travail à domicile mentionnent clairement leur but, et ce que l’entreprise espère accomplir en donnant la possibilité de travailler à la maison. Ce type de document devrait :

• Accroître votre proposition de valeur aux employés (EVP)
• Améliorer l'expérience des membres de votre équipe
• S'aligner sur vos valeurs fondamentales.

Vous devez par ailleurs décrire les rôles éligibles pour le travail à distance, cela réduit les demandes de télétravail inutiles et évite les frustrations. La politique de travail à domicile d'Amazon permet par exemple aux employés corporate et tech de travailler en dehors du bureau pendant quatre semaines par an.

Durant le processus, tenez notamment compte des postes en contact avec le client, des limitations logicielles, sans oublier les risques de cybersécurité.

Définir les conditions d'éligibilité au travail à domicile

Vous pouvez mettre en place un processus d'acceptation plus sélectif basé sur les qualités individuelles. Pour ce faire, vous devez clairement décrire le type d'employé éligible au travail à domicile. A titre d’exemple, la politique de Facebook n'accorde la possibilité de télétravail à temps plein qu'aux collaborateurs qui affichent régulièrement d’excellents résultats.

Vous pouvez notamment choisir des critères comme :

• la fiabilité
• la discipline
• l’autonomie
• le sens de l’organisation, etc.

Lorsque vous n’offrez pas ce privilège à tous les employés, l’idéal est de fournir une liste de raisons valables pour une demande de travail à domicile. Un employé peut avoir besoin de télétravailler à cause :

• Des responsabilités parentales
• D’une maladie ou invalidité
• Du besoin d'équilibrer travail-vie personnelle
• Des conditions météorologiques dangereuses
• D’autres raisons approuvées par les superviseurs.

Prenez aussi le soin de préciser que les raisons énumérées ne garantissent pas l'approbation.

Expliquer le processus de demande et d’approbation pour le télétravail

La demande et l’approbation occupent une place de choix dans la conception de la politique de travail à domicile et des procédures. Vous devez expliquer aux employés le cheminement à suivre (étape par étape) pour avoir le privilège de travailler à la maison, en incluant des liens au besoin.

Précisez aussi les personnes qui doivent approuver les demandes et les critères sur lesquels elles seront évaluées. Voici une procédure de demande de travail à domicile que vous pouvez adopter :

• Dépôt de la demande par courrier électronique ou via le logiciel RH au moins (deux jours) à l'avance
• Approbation de la demande par le supérieur hiérarchique selon toutes les conditions d’éligibilité définies
• Rencontre entre les responsables et membres de l’équipe lorsque la demande de télétravail s'étend sur plus d'une semaine.

Ce dernier point est particulièrement important pour discuter des détails et fixer des objectifs, calendriers et délais spécifiques. Les chefs d’équipe et responsables RH doivent faire preuve de discernement pour déterminer si un salarié peut s’en sortir en télétravail. L’idéal c’est que l’employé connaisse les meilleures pratiques de travail à domicile. Afin d’éviter les injustices, discutez-en avec lui pour faire une évaluation équitable.

Préciser les jours de télétravail admissibles et les horaires à respecter

Si vous adoptez un mode de travail hybride, vous devez inclure dans votre politique de travail à domicile les jours où les employés peuvent profiter du télétravail. Certains jours de l'année peuvent en effet nécessiter la présence de toute l’équipe au bureau, comme la dernière semaine du mois pour les commerciaux ou les réunions générales.

Les politiques de travail à domicile indiquent aussi clairement l’heure à partir de laquelle les employés doivent commencer à travailler, ainsi que le moment où il faut s'arrêter. En général, vous pouvez maintenir les plages horaires de vos journées de travail de bureau, et permettre qu'elles varient selon les équipes. Si vous proposez des horaires flexibles, cela implique de fixer un nombre total d'heures (par exemple 8 heures par jour).

Lorsque certains employés sont payés à l’heure, vous devez leur fournir des conseils sur la comptabilisation du temps de travail. Une pointeuse en ligne intégrée à leur bureau virtuel peut considérablement les aider dans ce sens. Ils pourront dès lors enregistrer avec précision toutes les heures travaillées et les soumettre à leurs responsables.

Clarifier les normes de présence, de disponibilité et de réactivité

Lorsque vous travaillez en présentiel, il suffit de passer au bureau d’un collègue pour obtenir son avis sur un projet urgent. En télétravail cependant, vous aurez souvent l'impression de traquer constamment vos collaborateurs sur Slack, par e-mail, par SMS, etc. Pour éviter ce type de situation, vous devez inclure des normes de présence, de disponibilité et de réactivité dans votre politique de travail à domicile.

Celle-ci doit par exemple préciser si les télétravailleurs doivent répondre immédiatement à leur responsable ou à un collègue. Si vous priorisez la communication asynchrone, vous devez mentionner les canaux concernés.

En rationalisant les outils de communication, vous favorisez :

• Une liaison saine entre les travailleurs et les superviseurs
• Une bonne coordination entre affaires personnelles et responsabilités professionnelles
• Une meilleure productivité des télétravailleurs tout au long de la journée.

Mentionner les outils de télétravail nécessaires et le support offert

La technologie et l’équipement sont essentiels lorsqu’on travaille depuis la maison. En général, les télétravailleurs doivent avoir accès à des technologies spécifiques, cela inclut les logiciels de gestion de projet et de tâches, la vitesse Internet, les ordinateurs personnels, etc. Vous devez faire toutes ces précisions dans votre politique de travail à domicile. Ainsi, les personnes qui soumettent leur candidature peuvent coordonner leurs besoins technologiques à l'avance.

Si vous fonctionnez essentiellement en télétravail, il faut vous assurer que les nouveaux employés puissent facilement contacter le service informatique. Il doit par exemple y avoir une procédure claire à suivre par le salarié qui éprouve des difficultés techniques lorsqu'il travaille de chez lui.

En plus de fournir la technologie et les appareils, vous pouvez proposer de meubler l’espace de travail à domicile pour optimiser le confort. Dans ce cas, précisez les responsabilités d'entretien.

N’hésitez pas aussi à partager avec vos salariés les meilleures pratiques de travail à domicile. La politique de travail à domicile de Google liste par exemple les formations et les cours virtuels disponibles pour aider les employés à faire la transition.

Inclure les exigences de sécurité pour assurer la protection des données

La protection de vos données est un enjeu majeur lorsque vous permettez à vos employés de travailler à distance. Le télétravail implique en effet de fournir une plateforme dématérialisée de gestion et de stockage des données de l’entreprise. Commencez par adopter de bonnes pratiques préventives pour préserver les données en amont. Choisissez par exemple une plateforme de travail à distance sécurisée et basée sur le Cloud.

Vous devez ensuite sensibiliser les télétravailleurs aux enjeux de la cybersécurité, puisque ces derniers utilisent souvent leurs ordinateurs personnels pour se connecter. Vous pouvez notamment leur demander à chaque employé de :

• Sécuriser ses flux d’échanges de données par la mise à jour des systèmes de cybersécurité (logiciels anti-virus ou anti-cookie, pare-feu…) et l’usage d’un VPN
• Éviter de travailler sur les projets sensibles sur des réseaux Wi-Fi publics
• Ne pas discuter dans les lieux publics où des informations privées peuvent être entendues, etc.

Votre politique de travail à distance doit surtout expliquer comment les employés devraient se comporter lorsqu'ils travaillent sur des projets clients. Cela vous permet de garantir la sécurité de votre entreprise.

Élaborer les programmes de communication interne pour éviter l’isolement professionnel

Les programmes de communication interne sont essentiels pour la réussite d’une politique de travail à domicile. Les télétravailleurs doivent généralement dire adieu à certaines activités qui font partie intégrante de la vie au bureau, galvanisent les équipes et maintiennent l’énergie collective.

C’est notamment le cas des :

• Échanges en face à face
• Discussions autour de la machine à café
• Repas partagés à la cantine
• Afterworks qui servent à resserrer les liens, etc.

Si vous disposez par exemple d’un espace en ligne de pauses café virtuelles, où les salariés peuvent faire un break ensemble, vous devez préciser les règles d’utilisations. Pensez aussi à présenter la liste des outils de communication disponibles et de rationaliser leur utilisation.

Déterminer le code vestimentaire et garder le lien avec la culture d’entreprise en télétravail

Bien qu’ils travaillent de chez eux, les employés continuent d’être en contact avec les collègues, clients ou associés à l’aide de la vidéoconférence. C’est pourquoi vous devez les sensibiliser sur l’importance de porter une tenue appropriée, même s’ils sont à distance. Il s’agit aussi d’une sorte de rituel qui aide les travailleurs à se mettre en condition mentale.

Le dress code est par ailleurs un puissant levier de fidélisation susceptible de vous distinguer des autres entreprises, d’améliorer votre image et même d’attirer des talents. Vous devez dès lors continuer à le mettre en avant lorsque vos salariés travaillent à distance.

En plus, cet élément clé de la culture d’entreprise peut leur donner l’impression d’appartenir à une grande famille. En préservant vos valeurs autant que possible, vous maintenez un sentiment de normalité et de continuité avec vos employés.

Fixer les attentes de productivité et les critères d’évaluation de la performance

Travailler à distance permet aux employés d’être plus autonomes et flexibles dans leur activité, mais aussi de gagner du temps. Ils peuvent dès lors mieux organiser leurs tâches et être plus efficaces. Néanmoins, le travail à la maison ne réussit pas à tout le monde. C’est pourquoi vous devez pouvoir évaluer la performance de vos télétravailleurs. Votre politique de travail à domicile doit de ce fait préciser comment la productivité des travailleurs à distance sera mesurée.

Les différents indicateurs incluent le :

• Taux de réalisation des objectifs à court et long terme
• Temps de réalisation de chaque type d’objectif (en jours / en heures travaillées)
• Temps passé sur un projet
• Nombre de cas traités
• Nombre d'interactions avec les clients, etc.

L’idéal c’est que le manager et l’employé échangent pour aboutir à une vision commune du rôle que doit avoir le télétravailleur. Cela permet aussi de définir comment le salarié peut contribuer à son niveau au succès global de l’entreprise. En adoptant une approche collaborative, vous pourrez identifier de bons indicateurs de productivité en télétravail.