10 clés pour réussir sa collaboration même au-delà des frontières

Constituer des équipes internationales offre de nombreux avantages aux entreprises, puisque les employés travaillent dans divers endroits à travers le monde. Étant donné la différence de fuseaux horaires, le personnel est plus disponible et cela maximise la productivité. L’un des principaux défis reste néanmoins la mise en place d’une bonne collaboration d'équipe internationale (aussi global team collaboration en anglais).

Les télétravailleurs peuvent en effet avoir du mal à échanger avec leurs collègues compte tenu de la distance physique. C’est pourquoi vous devez commencer par adopter une plateforme de collaboration et favoriser la création de liens. Dans cet article, découvrez 10 clés pour réussir en travaillant à l’international.

1. Travailler en équipe en utilisant des outils de collaboration adaptés

Les équipes connectées dans différentes parties du monde peuvent facilement éprouver un sentiment de déconnexion avec leurs collègues, et avec l'entreprise dans son ensemble. C’est pourquoi l’une des meilleures pratiques pour la collaboration d'équipe internationale est de faire sentir à vos employés qu'ils font partie de l'équipe.

Pour y parvenir, vous pouvez inculquer un esprit d'objectif commun. Soulignez ensuite comment le travail de votre équipe participe aux objectifs plus larges de votre organisation, ou service, pour favoriser une plus grande implication des employés.

En général, l'objectif global est de livrer le projet au client dans les délais sans dépasser le budget fixé, mais ce n'est pas le seul objectif possible. Vous pouvez aussi décider de fixer des objectifs hebdomadaires pour que toute l'équipe travaille ensemble lors de réunions virtuelles.

Vous devez par ailleurs profiter de la variété d'outils et technologies à votre disposition pour collaborer efficacement avec les membres de l'équipe à travers le monde. Choisissez une plateforme de collaboration qui permet de partager les rapports d'avancement, faire des mises à jour de statut et poser des questions concernant le projet.

2. Bâtir la confiance pour favoriser la collaboration d'équipe internationale

La collaboration d'équipe internationale est plus aisée lorsque les différents membres sont capables de parler honnêtement et de comprendre le raisonnement des autres. C’est pourquoi le chef de groupe doit établir une culture de travail où les employés se sentent libres de s’ouvrir et d’être sincères avec leurs supérieurs et collaborateurs.

Vous pouvez par exemple poser des questions sur des sujets importants pour votre équipe et en profiter pour mieux la comprendre. Compte tenu des diverses perceptions, vous pourrez prendre des mesures pour créer un bon environnement de travail. C’est-à-dire un lieu où les individus sont plus à l'aise pour faire des feedbacks, accepter des critiques constructives, partager des informations et leurs idées.

Le défi pour les entreprises internationales est qu'un des sites est généralement perçu comme la base du pouvoir et de la prise de décision. Cela peut entraîner des perceptions négatives chez les télétravailleurs situés ailleurs, et faire naître un sentiment de «eux et nous». C’est pourquoi vous devez toujours rappeler aux membres qu'ils sont tous valorisés sur un même pied d’égalité.

3. Être sensible aux différentes cultures pour optimiser la Global Team Collaboration

L'empathie est l'une des qualités les plus précieuses que vous puissiez développer pour travailler au-delà des frontières. Elle peut en effet conduire à une plus grande motivation, rétention et productivité sur le lieu de travail à distance. Il faut apprendre à connaître sincèrement ses collègues, ainsi que la portée de leurs tâches quotidiennes. Cela favorise un sentiment de compréhension mutuel et permet de surmonter certains obstacles liés à la distance géographique.

En tant qu'entreprise mondiale, avec des employés partout dans le monde, vous devez par ailleurs être conscient de certaines différences culturelles et apprendre à les gérer. Les équipes mondiales se composent souvent d'individus issus de différents horizons, religions et cultures. Les télétravailleurs peuvent alors se sentir plus ou moins enclins à donner leurs opinions durant les réunions selon leur culture.

C’est pourquoi vous devez encourager un dialogue ouvert et inclusif sur les différences culturelles et les pratiques commerciales. Il faut aussi chercher à comprendre les coutumes locales et prendre en compte les célébrations nationales pour que chacun se sente considéré.

4. Créer un système de gestion de projet pour mieux suivre le travail

Lorsque vous travaillez avec de petites équipes à distance, vous pouvez être tenté de tout piloter et gérer par e-mail. Cette pratique est assez risquée pour la Global Team Collaboration. Peu importe le nombre de vos collaborateurs, vous devez créer un système de gestion de projet et utiliser pleinement ses fonctionnalités.

C’est un outil qui vous aide notamment à organiser les documents et les informations de communication liés aux projets, et facilite leur localisation par la suite. En utilisant uniquement le courrier électronique pour gérer votre entreprise internationale, les communications peuvent se perdre dans les e-mails.

L’autre avantage avec le logiciel de gestion de projet est que vous pouvez facilement visualiser toutes les tâches et étapes de vos projets. Cela peut se faire sous la forme de diagramme de Gantt, de tableau Kanban ou de planificateur. L’accès mobile vous permet aussi de rester informé de toute activité liée au projet et de répondre aux nouveaux commentaires quand vous êtes en déplacement.

Vous profiterez par ailleurs des fonctionnalités suivantes :

• Rappels et notifications
• Mode autofocus
• Recherche rapide et filtres
• Modification collaborative en temps réel
• Rapports des tâches
• Heures facturables
• Indicateurs clés de performance, etc.

5. Connaître chaque membre de l’équipe internationale afin de bien répartir le travail

La collaboration d'équipe internationale passe par une bonne répartition du travail. En prenant soin de répartir les tâches, vous obtenez non seulement la meilleure équipe possible, mais vous comprenez aussi mieux votre projet. Une fois que vous savez ce que vous voulez accomplir, il devient plus simple de rassembler les meilleurs talents.

Vous devez dès lors connaître les forces individuelles de chaque collaborateur pour mieux entrevoir comment elles peuvent être intégrées à l'équipe. Cela implique par ailleurs de cerner les domaines de croissance potentiels pour chacun. Reconnaître l’endroit où chaque membre de l'équipe peut apprendre et grandir au cours du projet aidera à créer un plan B pour tout problème éventuel.

Afin de favoriser une bonne collaboration d'équipe mondiale, assurez-vous de choisir la personne adéquate pour chaque tâche ou projet. Vous devez notamment tenir compte des disponibilités, compétences et expériences de chacun. N’hésitez pas à inviter les membres de votre équipe internationale à prendre part à la réflexion.

6. Rendre les ressources accessibles à tous les membres à travers le monde

La Global Team Collaboration implique d'apporter du soutien aux employés du monde entier. Pour ce faire, vous devez mettre à leur disposition toutes les ressources dont ils ont besoin pour réussir. Il est possible de tirer le meilleur parti du mélange de connaissances en créant un pool mondial d'informations à jour, dynamiques et facilement accessibles.

Adoptez une plateforme de gestion des connaissances sophistiquée pour vous assurer que tous les télétravailleurs ont accès aux mêmes connaissances, quel que soit leur lieu de travail. Cela favorise une plus grande autonomie, puisqu'ils n'ont pas à compter sur leurs collègues lorsqu'ils ont des préoccupations. Vous pouvez aussi économiser du temps et des ressources sur la formation des nouveaux employés.

Autre avantage non négligeable, tout le monde peut contribuer à votre base de connaissances en utilisant des modèles. Et lorsque des modifications sont apportées aux différents contenus, les changements s'appliquent instantanément.

7. Faire attention au style de communication et briser les barrières linguistiques

Lorsque vous travaillez avec une équipe mondiale, vous devez choisir une langue commune afin d’établir un moyen de communication pour tous les membres de l'équipe. Il y a cependant des chances que certains de vos collègues n’aient pas le français pour langue maternelle.

Cela n’est pas sans inconvénients pour la collaboration d’équipe internationale. Votre équipe peut en effet souffrir de malentendus et d'un rythme de travail d'équipe plus lent. C'est pourquoi il faut faire attention à la façon dont vous communiquez.

Vous devez par exemple parler plus lentement, limiter les termes d'argot et expliquer certaines références et métaphores. Une autre astuce intéressante consiste à profiter de fonctionnalités comme les transcriptions en direct des conversations vocales. Cela permet aux employés de repasser les réunions en revue à leur propre rythme.

Si nécessaire, il faut proposer des cours de formation linguistique pour combler le fossé de la communication. Vous pouvez aussi implémenter un intranet social permettant aux collaborateurs multinationaux d’accéder à des modules d'apprentissage et d’échanger leur expertise.

8. Organiser des rencontres virtuelles ou en personne pour établir des liens

La visioconférence est un bon substitut aux réunions physiques dans le cadre d’une Global Team Collaboration. Cependant, il n'y a rien de tel que de rencontrer votre équipe en face à face. Cela permet à vos collaborateurs d'apprendre à se connaître dans un environnement plus naturel, et favorise une communication plus productive à l'avenir.

Vous ne devez jamais rater une occasion d’organiser des événements d'équipe en personne. Si cela n’est pas encore possible, soutenez votre culture d’entreprise à travers les réunions virtuelles programmées régulièrement. Cela aide les gens à se sentir plus à l'aise pour contacter leurs collègues, même s'ils se trouvent à l'autre bout du monde.

En plus de vous assurer que votre équipe est accueillante et inclusive, vous devez :

• Concevoir un bon processus d'intégration et recueillir des commentaires de manière régulière
• Reconnaître publiquement les réalisations des employés via l’intranet social
• Créer une communauté virtuelle qui soutient la collaboration interculturelle
• Résoudre les conflits et encourager chaque membre de l'équipe à s'exprimer
• Pratiquer la transparence et modéliser d'autres comportements utiles.

9. Fixer des attentes claires et définir les responsabilités de chacun

Une Global Team Collaboration réussie nécessite des attentes claires sur qui fait quoi. Lorsqu’il s’agit de travailler avec des équipes mondiales, le principal défi est de trouver le juste milieu entre objectifs personnels et individuels.

En mettant en place des attentes individuelles, vous pouvez cadrer la relation et pousser chaque collaborateur à l’action. Les objectifs individuels nécessitent des compétences individuelles, mais leur réalisation favorise l’atteinte d’objectifs collectifs. La plus-value de ces derniers c’est qu’ils donnent du sens aux actions et permettent de mettre en place une intelligence collective.

Vous devez par ailleurs vous assurer que chacun comprend bien son rôle et ses responsabilités au sein de l'équipe. Il faut aussi que les télétravailleurs sachent à qui s'adresser en cas de questions ou de préoccupations. N’oubliez pas de désigner des personnes pour contrôler la qualité du travail fourni.

10. Créer un calendrier partagé qui tient compte des fuseaux horaires

S’il vous arrive souvent de travailler au-delà des frontières, vous avez probablement déjà reçu une invitation dans votre agenda pour une réunion prévue à minuit. Pour éviter ce genre de situation, il faut planifier des rencontres en tenant compte des fuseaux horaires de toutes les personnes invitées.

Les différences de fuseaux horaires peuvent vous pousser à limiter les réunions d'équipe, mais vous ne devez pas les abandonner complètement. Les télétravailleurs ont besoin de temps pour tisser des liens, créer des relations, collaborer et partager leurs connaissances. Profitez au maximum de votre temps ensemble et planifiez toujours vos réunions en précisant l’ordre du jour.

Votre calendrier d'équipe partagé doit par ailleurs tenir compte des jours fériés nationaux et mondiaux. C’est un bon moyen d'optimiser la collaboration d'équipe internationale, puisque tout le monde sait lorsqu’un collaborateur est en congé. Cela évite qu’un employé n’envoie un message à ses collègues pendant les jours fériés, les incitant inconsciemment à travailler.