Tout savoir sur la transformation digitale des entreprises

La transition digitale est une des préoccupations actuelle pour de nombreuses entreprises. Voici tout ce que vous devez savoir sur la transition digitale : son origine, les outils à utiliser, les avantages, les aides possibles. Cet article devrait vous aider à y voir plus clair sur le sujet.

1. L’origine du phénomène de transition digitale

Aujourd’hui, les entreprises qui n’ont pas recours à l’informatique ou au digital n’existent presque plus. En effet, la société et nos modes de travail rendent la transformation digitale nécessaire pour nos entreprises, pour certaines plus que pour d’autres, mais on peut donc considérer que la grande majorité des entreprises ont au moins démarré leur transformation digitale.

Lorsque l’on évoque la transformation digitale, on a l’impression qu’il s’agit d’une tendance récente. Pourtant, depuis des années déjà les entreprises essayent de moderniser, d’automatiser et d’optimiser leurs processus et leurs outils de travail y compris grâce à l’informatique.

L’informatique et les nouvelles technologies ont eux aussi subis d’importantes transformations et sont devenus de plus en plus accessibles tout comme l’accès à Internet. Internet bien qu’existant depuis les années 1960 s’est démocratisé uniquement dans les années 2000. Le stockage de données a lui aussi évolué, de la fameuse disquette au CD-Rom puis la clé USB et aujourd’hui le stockage sur le Cloud. Ces avancées technologiques font qu’il est de plus en plus facile d’utiliser ces outils. Ces derniers sont également de plus en plus performants ce qui est une réelle source de motivation pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts, améliorer le suivi et automatiser un maximum de tâches du quotidien.

La diffusion majeure des nouvelles technologies auprès de la population a également eu un impact sur la volonté des entreprises à procéder à la transformation digitale. L’apparition de boutiques en ligne, les paiements en ligne, les multiples messageries et réseaux sociaux pour faire de la promotion de marque impliquent que les entreprises ont dû s’adapter aux demandes et besoins des consommateurs. Le smartphone quant à lui a assuré le fait que le numérique et le digital soient avec nous tout le temps et partout tout au long de la journée. Ainsi, la transformation digitale n’est pour les entreprises pas une obligation légale mais avant tout une nécessité pour continuer à exister sur le marché.

2. Les étapes de la transformation numérique

La transformation numérique est parfois longue à mettre en place, il ne s’agit pas uniquement d’acheter un ordinateur et de l’attribuer à un employé. Il faut d’abord savoir ce qui doit être mis en place puis choisir le bon logiciel avant de le mettre en place. Le processus de transformation digitale peut être divisé en plusieurs étapes.

2.1 Identifier les objectifs et les besoins

Identifier les objectifs et les besoins de l’entreprise dans le cadre de sa transformation digitale est la première étape mais aussi l’une des plus importantes. Pour cela, il faudra impliquer tous les collaborateurs et plus particulièrement ceux et celles qui seront concernés par un éventuel changement.

N’oubliez pas que la transformation numérique peut concerner tous les services d’une entreprise, en revanche, vous n’êtes pas obligés de tout changer d’un coup. Mettre en place un calendrier de projet est également vivement conseillé pour planifier la transformation digitale de l’entreprise. Vous pouvez alors décider des services que vous souhaitez digitaliser en premier. Sur ce type de projet, il y a deux stratégies, soit commencer par les services dont la digitalisation sera la plus profitable ou alors commencer petit par des éléments non essentiels mais où les bénéfices seront moindres.

Pour bien définir les besoins et les objectifs, il faut se poser les bonnes questions. En effet, digitaliser pour digitaliser a peu de sens, il faut savoir pourquoi digitaliser et comment ! Il faut alors savoir quel type d’outils vous souhaitez mettre en place, quel budget êtes-vous prêts à attribuer, quels sont les bénéfices attendus d’un tel changement ? Combien de temps devez-vous consacrer à la transformation digitale ? Toutes ses questions vous aideront par la suite à orienter des décisions éventuelles. A cette étape, il est possible de commencer à mettre en place une stratégie de travail et il est vivement conseillé de former une équipe qui sera responsable de ce projet.

2.2 Se préparer au changement

Si vous êtes sur le point d’adopter un nouveau logiciel, il est fortement conseillé de se préparer en amont. Au niveau des données, par exemple, il est souhaitable qu’elles soient les plus propres possibles avant d’être importées dans le nouveau logiciel. Il peut être utile de faire le tri dans la liste des fournisseurs ou des articles afin de n’importer dans le nouveau logiciel uniquement ce qui est nécessaire.

Une organisation sur le stockage des fichiers peut également être apprécié, par exemple, si vous avez des plans techniques pour chaque pièce, établissez une méthodologie afin qu’ils soient tous nommés et stockés de la même manière. Si vous utilisez un ERP pour relier les plans de vos pièces à l’article dans l’ERP, ce travail en amont vous facilitera le travail par la suite.

2.3 Choisir un logiciel qui correspond à vos besoins et comparer les offres

En fonction de vos besoins, plusieurs types de logiciels peuvent être mis en place :

• CRM
• Plateforme de collaboration
• Constructeurs de sites Web / CMS
• Centre de contact
• Outils RH digitaux
• Logiciel de gestion de tâches et projets
• GED
• Logiciel de dessin 3D (logiciel CAO)
• Intranet
• Outils de communication
• Pointeuse de temps en ligne
• ERP
• Drive partagé pour le stockage de documents

Tous ces outils sont des outils qui sont souvent implémentés dans le cadre de la transformation numérique mais il en existe pleins d’autres. L’avantage de Bitrix24, c’est qu’il combine un grand nombre de ces fonctionnalités pour vous faire gagner un maximum de temps, éviter les ressaisies, réduire les coûts et simplifier la transformation digitale de votre entreprise.

Vous serez probablement aussi confronté au choix de l’hébergement de votre logiciel, cela fera partie du processus décisionnel lors du choix de votre logiciel.

2.4 Implémenter la transformation digitale au sein des différents services d’une entreprise

Une fois le (ou les) logiciel(s) choisi(s), il va falloir paramétrer le logiciel pour qu’il corresponde le plus à vos besoins. En effet, certains logiciels permettent de très nombreuses possibilités avec du paramétrage. D’autres logiciels sont moins souples et ne proposent pas ou très peu de possibilités de paramétrage. Il est important de réaliser un paramétrage simple, malin, durable et complet. Le paramétrage de votre logiciel est important car certains réglages doivent être réalisés au début et sont ensuite irréversibles. Votre entreprise travaillera des années avec ces paramètres, il faut donc bien les choisir au préalable. Souvent, ces paramètres sont déterminés par l’équipe en charge de la mise en place du logiciel en association avec une équipe de l’éditeur du logiciel.

Les possibilités de personnalisation sur le logiciel Bitrix24 sont nombreuses ce qui agrandit encore plus le cercle fonctionnel de ce logiciel riche en fonctionnalités. De plus, vous pouvez faire appel aux partenaires Bitrix24 pour qu’ils vous conseillent ou vous aident à paramétrer votre solution selon vos besoins. Parfois, un investissement initial permet de faire beaucoup d’économies par la suite !

Une fois le logiciel paramétré, place à la formation des utilisateurs et au transfert de connaissances. Cette étape n’est pas évidente car les gens sont habitués à la manière dont ils travaillaient et on sait tous que le changement n’est pas toujours bienvenu. Cependant, il existe certaines techniques pour faciliter l’arrivée d’un logiciel en entreprise. Dans tous les cas, la formation et l’acquisition d’un nouveau logiciel par les employés prend du temps. Vous pouvez aussi créer un guide pour aider les utilisateurs à démarrer. Sur ce point-là, les bases de connaissances Bitrix24 représentent un réel atout pour informer les utilisateurs et regrouper toutes les connaissances de l’entreprise.

2.5 La recherche et l’amélioration continues

Une fois que le logiciel est mis en place, qu’il est correctement paramétré et que les utilisateurs commencent à savoir l’utiliser, de nouveaux besoins vont apparaître et vous allez continuer à vouloir améliorer les processus. Il est fréquent que les utilisateurs découvrent aussi de nouveaux besoins lorsqu’ils commencent à travailler avec un logiciel. Par exemple, ils peuvent demander la construction de nouveaux rapports, ou d’installer des marqueurs à l’aide de champs personnalisables pour repérer plus facilement certains clients sur le CRM. La plupart du temps, ces améliorations ne changent pas la manière de travailler ni la façon d’utiliser le logiciel mais représentent plus un confort pour gagner encore plus de temps.

L’association de nouveaux outils peut également se faire une fois que les outils principaux sont installés. Imaginons que vous décidiez de confier votre gestion de clientèle au CRM Bitrix24, une fois votre processus de vente correctement paramétré, vous pouvez tout à fait décider d’intégrer la téléphonie VoiP au CRM dans un second temps pour optimiser ce canal de communication.

3. Les avantages (et les inconvénients ?) de la transformation digitale

3.1 La portabilité/la flexibilité du système

Pour de nombreuses entreprises, les outils numériques représentent aussi la possibilité de pouvoir travailler à distance. Qu’il s’agisse d’accéder aux données, de collaborer ou de suivre les tâches et projets, de nombreux progrès ont été réalisés sur les logiciels ces dernières années. Beaucoup d’entreprises ont pris connaissance de ces outils et de leurs possibilités pendant la période de la Covid-19. Certaines entreprises ont souhaité investir dans ces outils temporairement seulement tandis que d’autres ont complètement changer leurs méthodes de travail.

3.2 Les gains de temps

La digitalisation permet des gains de temps importants. Cela s’explique grâce à la liaison possible de différents outils entre eux. Cela permet d’éviter de nombreuses ressaisies et donc de gagner du temps. En plus de cela, ces outils permettent aussi de limiter certaines erreurs ce qui a une répercussion immédiate sur la performance des employés et la satisfaction client.

3.3 L’automatisation

L’automatisation des processus est un des grands avantages de la numérisation. Qu’il s’agisse de réaliser des tâches répétitives ou de déclencher certaines actions en fonction d’un déclencheur, l’informatique et la digitalisation des processus aide beaucoup. D’ailleurs Bitrix24 a un module entier dédié à l’automatisation.

3.4 L’analyse des résultats et de la performance

La transition digitale est une aubaine pour la gestion de données. Avec une base de données bien construite et correctement renseignée, les logiciels sont aujourd’hui capables de créer des analyses et de faire une restitution complète des performances d’une entreprise. Ces outils pratiques permettent souvent d’associer des rapports de données simples très visuels pour faciliter la compréhension et d’autres plus complexes qui intègrent plus de données pour des analyses plus détaillées. Les systèmes les plus performants sont même capables d’utiliser l’intelligence artificielle pour réaliser des analyses et des prédictions futures malgré le fait qu’il reste encore beaucoup de progrès à faire sur ce domaine-là. De plus, l’utilisation de l’IA pose de nombreux problèmes d’éthique qui ne sont pas encore résolus.

3.5 Plus de valeur ajoutée

La numérisation de certains processus permet de réduire les tâches à faible valeur ajoutée. Cela permet aux employés de consacrer leur temps à des tâches plus importantes à plus haute valeur ajoutée. L’équipe commerciale dotée d’un CRM passera moins de temps à remplir les contacts d’un client sur un document qui lui est destiné et pourra ainsi se concentrer davantage sur le suivi de ce client ou sur l’acquisition de nouveaux prospects.

3.6 La facilité de collaboration et l’accès aux informations

3.7 L’impact environnemental

Cet aspect est à la fois un point négatif et positif de la transition digitale. Ceux qui justifient le besoin de la transition digitale pour des raisons écologiques n’ont pas pris conscience de tous les aspects. En effet, la digitalisation permet de moins imprimer, d’optimiser la consommation de certaines ressources et permet certaines améliorations d’un point de vue écologique. Cependant, la transformation numérique des entreprises passe aussi par des serveurs très énergivores, des employés qui n’éteignent jamais l’ordinateur même lorsqu’ils sont en vacances et ce qui résulte à une consommation en énergie augmentée. Les déchets et composants électroniques utilisés pour fabriquer les ordinateurs et tous les appareils liés au digital sont aussi une source de pollution qu’il faut prendre en compte. Archimag a d’ailleurs publié un article qui explique l’impact écologique du numérique. Heureusement, il existe certaines solutions pour limiter cet impact.

3.8 La difficulté de mise en place

Le nombre de paramètres à prendre en compte lors d’une transformation numérique sont considérables, cela rend souvent la transition complexe compliqué. Pour ce type de projet, il ne faut pas hésiter à se faire aider par l’éditeur du logiciel, par des employés en interne qui possèdent les compétences nécessaires ou encore des tiers qui pourraient influencer positivement la réalisation d’un tel projet.

3.9 Le coût de réalisation

Certains logiciels peuvent être très couteux mais les erreurs sur un tel projet peuvent l’être encore plus. Un mauvais paramétrage ou l’oubli d’un élément essentiel peut provoquer de sérieux troubles au sein d’une entreprise. Le changement de logiciel peut même parfois interrompre temporairement la production d’une entreprise ou la disponibilité de certains services d’une entreprise.

3.10 Le délai considérable avant de profiter des avantages

Autre inconvénient de la transition digitale, c’est le temps requis avant qu’une entreprise puisse profiter des premiers bénéfices de sa digitalisation. En effet, certaines étapes étudiées plus haut, sont chronophages et longues à mettre en place. Les dirigeants et l’équipe chargée de mener à bien la transition digitale de l’entreprise devront être patients.

Voici deux liens du site du gouvernement français FranceNum pour vous aider à y voir plus clair sur ce que sont les transformations digitale et numérique :

• Qu'est-ce que la transformation digitale
• Qu'est-ce que la transformation numérique

Si vous avez des questions sur la manière dont Bitrix24 pourrait vous aider à accomplir votre transformation digitale, n’hésitez pas à nous contacter.