Travail d’équipe efficace : 12 conseils pour travailler ensemble

Si vous l’avez déjà vécu, vous savez que le travail d’équipe efficace rend le travail moins pénible. Non seulement la productivité sera améliorée et il y aura des gains de temps indéniables mais il y a aussi d’autres avantages. Avec une équipe soudée, les tâches semblent plus faciles et chacun est plus motivé. Faire partie d’une telle équipe permet à chacun d’être motivé et de se sentir valorisé pour ses compétences.

Le travail d’équipe n’est cependant pas toujours efficace et ce n'est pas si simple à gérer. Il ne s’agit pas uniquement d’un logiciel que l’on peut acheter ou installer sur un PC. Rendre une équipe efficace nécessite aussi beaucoup de travail, des décisions stratégiques et une utilisation maligne de la technologie.

Nos 12 conseils pour rendre le travail d’équipe efficace et vous aider à atteindre la performance recherchée. Vous découvrirez des moyens indispensables pour rendre votre équipe compétitive et faire en sorte que chacun travaille ensemble.

1. Fixer des objectifs clairs, mesurables et les garder visibles

Un travail d’équipe efficace ne peut être apprécié uniquement si vous savez où vous aller. Fixer des objectifs est alors la base pour garder le cap et suivre le roadmap. Commencez par définir ce qu’est le succès pour vous et votre équipe et assurez-vous que cette définition soit compatible avec vos projets. Par exemple, l’objectif de votre entreprise pourrait être d’éradiquer le plastique des océans mais le but de votre premier projet pourrait être de faire prendre conscience aux gens du problème grâce à des posts sur les réseaux sociaux.

Les objectifs, c’est aussi ce qui donne du sens à votre équipe et cela permet à chacun de collaborer. Aussi, il faut mettre en place des métriques afin de mesurer l’atteinte des objectifs. Sans cela, il sera difficile de garder la motivation des membres. Commencer par un objectif facilement atteignable tout en gardant un peu de challenge est un excellent moyen de motiver l’équipe et de lui donner du concret pour savoir ce qui est attendu.

De nos jours, de nombreuses équipes modernes utilisent des tableaux Kanban pour organiser leurs tâches. Ces outils permettent d’avoir des rappels clairs des objectifs et des échéances des projets. Garder l’objectif visible permet d’inspirer les membres de l’équipe et de réaliser les tâches à temps plus facilement.

2. Diviser ses projets en sprints plus petits afin de suivre le progrès

Les grands projets peuvent faire peur et avoir une échéance à long terme peut renforcer cette impression d’avoir une mission impossible à réaliser en attente. De plus, il est fréquent qu’au sein d’un tel projet, les gens se perdent parmi toutes les tâches à réaliser et ne savent plus ce qui doit être fait prochainement.

Un des meilleurs moyens de franchir cette difficulté qui s’est beaucoup développée au cours des dernières années, c’est de diviser le projet principal en plusieurs sprints. Né au sein des équipes dynamiques travaillant sur les technologies modernes, les sprints ont désormais été adoptés par la plupart des secteurs d’activités.

Le concept du Sprint est simple : créer une échelle de temps, 2 semaines est la norme mais vous pouvez l’adapter selon vos besoins. Ensuite il faut remplir cette période avec les nombreuses tâches à réaliser et les lier entre elles. À la fin de chaque sprint, évaluez le travail accompli et n’oubliez pas d’analyser les améliorations qui pourront être apportées lors du prochain sprint.

3. Être transparent, ouvert et juste

La transparence est indispensable pour obtenir la confiance au sein d’une équipe et c’est cette confiance qui différencie une équipe soudée d’un simple groupe de personnes. Il est désormais plus simple de comprendre pourquoi il est si important de créer une culture d’entreprise basée sur la transparence.

Lorsque votre équipe commence à penser que les décisions majeures se prennent en cachette, certains peuvent se sentir inutiles ou même parfois trahis. Une fois qu’une telle ambiance s’instaure, il est difficile de faire marche arrière. Il vaut mieux ainsi s’assurer de la transparence dès le début et ne rien avoir à se reprocher.

De plus, la transparence permet aussi à chacun de mieux comprendre son équipe et les objectifs qu’il doit réaliser. La transparence devient alors indispensable pour atteindre un certain niveau de performance au sein de l’équipe.

Les outils de gestion de projet permettent eux aussi d’assurer la transparence. Pour gérer les tâches, vous pouvez par exemple attribuer des rôles d’« observateur » ou de « responsable ». Cette démarche donne à chacun la possibilité de suivre le travail sans pour autant pouvoir modifier les données de la tâche.

4. Attribuer des responsabilités et de la reconnaissance

De nombreuses équipes talentueuses doivent faire face à un mauvais management ce qui malheureusement conduit parfois à leur échec. Une des meilleures astuces de travail d’équipe depuis l’arrivée des outils de gestion de projet est l’attribution d’un responsable pour chaque tâche. Cela permet d’éviter que des tâches soient mises de côté sans que personne prenne ses responsabilités.

L’attribution des responsabilités facilite le suivi mais cela mène aussi à un travail d’équipe plus efficace car le chef de projet sait à qui s’adresser pour chaque tâche et le responsable sait qu’il doit avoir les réponses.

Au niveau des membres de l’équipe, plus de responsabilités peut aussi être synonyme de plus de motivation. En effet, une personne responsable veut amener des bonnes nouvelles à la réunion de fin de sprint. Ainsi, le travail incomplet sera suivi afin d’être complété et les erreurs réalisées lors de sprints précédents ne seront pas répétées. Tous ces aspects-là font que les membres de l’équipe sont davantage soudés les uns aux autres et cela améliore la collaboration. Lorsque les personnes se voient attribuer des responsabilités et qu’elles obtiennent de la reconnaissance, elles se sentent davantage impliquées dans la vie de l’entreprise et cela permet encore une fois de les motiver au quotidien.

5. Mettre en avant son équipe de manière publique

Un excellent travail d’équipe mène souvent à d’excellents résultats et lorsque c’est le cas, il ne faut pas hésiter à mettre en avant son équipe et à se féliciter les uns les autres. Certaines études montrent que la reconnaissance est un facteur de motivation plus important que l’argent. Ainsi, n’hésitez pas à féliciter de manière publique vos collaborateurs lorsqu’ils font du bon travail.

La réunion de fin de sprint est le moment idéal pour mettre en avant les performances de l’équipe et féliciter ses collègues. N’hésitez pas à montrer qui à réaliser des exploits au cours de la période et à le partager sur le fil d’actualité de l’entreprise. En plus de motiver la personne concernée, vous donnez aussi l’exemple de ce qui est attendu en termes de performances.

6. Rester méthodique sur votre espace de travail en ligne

Chacun a ses méthodes de travail et on a tous des outils que l’on préfère utiliser par rapport à d’autres. Peu importe ces préférences, il faut dans tous les cas rester organisé et méthodique pour garantir un travail efficace et obtenir les résultats souhaités. Lorsque l’on travaille sur des outils en ligne, la règle reste la même, on peut rapidement s’égarer et enregistrer des données un peu partout. C’est non seulement contre-productif mais cela peut aussi poser certains problèmes de sécurité.

Il est alors important de rester organisé sur les outils en ligne. Si vous choisissez un espace de stockage Cloud pour vos fichiers, assurez-vous qu’il est bien sécurisé. Ce type d’outil est très intéressant pour centraliser les données et gagner du temps. Au sein d’une équipe, cela peut augmenter la performance et faciliter l’accès aux différentes données.

7. Optimiser la communication en restant clair et bref

Comme pour le stockage des données, la communication doit rester simple, efficace et sécurisée. Des règles simples à mettre en place peuvent par la suite faciliter le quotidien des employés. Ces règles de communication que tout le monde doit suivre permettent de fluidifier le travail et peuvent faire économiser du temps.

Oubliez les boîtes mail remplies de messages divers et variés parmi lesquels la recherche est une véritable aventure. En effet, on se souvient tous la fois ou on a passé plusieurs dizaines de minutes rien que pour chercher un fichier envoyé ou reçu le mois précédent. Pour être efficace, il convient de garder toute la communication et tous les fichiers au sein du projet concerné. Pour cela, un logiciel de gestion de projet peut vous aider et vous saurez toujours où se situent l’historique des échanges, les commentaires et les échéances.

Déployer une messagerie instantanée d’entreprise est un excellent complément pour échanger rapidement avec vos collègues. Même sur celle-ci, des règles simples peuvent être mises en place comme la création de groupes dédiés à certains sujets.

8. Cartographier les compétences de l’équipe pour mieux répartir les tâches

Au sein d’une entreprise, il est logique d’employer son personnel pour le domaine de compétence auquel il est qualifié. Cependant, les compétences nécessaires au sein d’une équipe peuvent évoluer tout comme son personnel. Si vous recrutez, n’oubliez pas de garder en tête une liste des compétences de votre équipe afin de trouver la meilleure recrue qui pourrait venir compléter les compétences de l’équipe. Suite à un recrutement, il arrive aussi qu’un employé qui était anciennement le meilleur dans un domaine soit détrôné par un nouvel arrivant. Il ne faut alors surtout pas hésiter à remanier les équipes et répartir les tâches pour optimiser le travail de chacun et éviter certaines situations désagréables.

Les meilleurs managers gardent toujours à l’esprit les compétences des membres de leur équipe, leurs contacts et leurs talents sur un tableau organisationnel. Pour un travail d’équipe encore plus efficace, vous pouvez aussi répertorier les « soft skills » et les « hards skills » de vos employés. Qui sait, vous avez peut-être un community manager qui est aussi super efficace à gérer des équipes et des évènements ou un programmeur informatique qui sait rapidement résoudre des problèmes d’entreprise. Ces talents sont aussi super importants pour la bonne cohésion d’une équipe, il serait dommage de passer à côté.

9. Créer de la cohésion d’équipe en cohésion avec la culture d’entreprise

Un travail d’équipe efficace dépend aussi de la capacité de votre équipe à se répartir les tâches et à se soutenir les uns les autres. Si vous avez une équipe qui « fonctionne » simplement, elle peut être facilement dépassée par une autre équipe beaucoup plus performante. Voilà pourquoi constituer une équipe qui sait travailler ensemble efficacement est un vrai challenge. Non seulement les critères ne sont pas tous visibles lors du recrutement mais vous ne voyez pas non plus le comportement de chacun en permanence.

L’hypocrisie est un véritable fléau dans la constitution d’une équipe. Bien que la transparence limite cela, vous ne serez jamais en mesure d’évaluer tous les aspects d’une équipe surtout lorsque vous avez un bureau à part. Pour limiter cette distance avec les membres de votre équipe, échangez régulièrement avec chaque membre et collaborez le plus possible. Dans tous les cas, un des objectifs principaux de l’équipe doit être de se concentrer sur la cohésion entre les membres. Mettez en avant vos valeurs et intégrez-les à vos processus de recrutement. C’est aussi ça l’image d’une marque ou d’une entreprise.

10. Ne pas négliger les formations internes avant de recruter

Pour faire en sorte que les gens se sentent utiles, n’oubliez pas qu’il n’y pas besoin de toujours chercher de nouvelles personnes pour combler au manque de compétences. En effet, vous pouvez décider de recruter, mais vous pouvez aussi convaincre et motiver votre personnel de se former à de nouvelles compétences.

Les formations en internes sont non seulement une récompense et une preuve de confiance envers votre équipe mais c’est aussi une source supplémentaire de motivation. L’esprit d’équipe est alors renforcé et vous pouvez davantage faire confiance à votre équipe qui travaille avec vous depuis un certain temps.

Choisir la formation de ses employés est parfois moins cher que de recruter une nouvelle personne. De plus, une nouvelle personne doit tout de même être formée aux processus et au mode de fonctionnement de l’entreprise. Cette technique permet aussi de garder ses employés plus longtemps ce qui est relativement important lorsque ce sont des personnes performantes qui savent comment réaliser les tâches demandées de manière la plus efficace possible.

11. Rendre la collaboration la priorité numéro 1

Les outils de collaboration et de gestion des salles ont aussi leur importance pour la collaboration libre au sein d’une équipe. Mais en fin de compte, qu’est-ce qu’un outil de collaboration ? Pour faire simple, il s’agit surtout d’échanger des idées, ce qui est habituellement très difficile au sein d’une structure verticale avec une hiérarchie rigide.

En faisant appel à des outils collaboratifs, vous pouvez surmonter certaines barrières. Par exemple, vous pouvez créer un environnement de travail où chacun souhaite contribuer aux avancées. Voici les meilleures méthodes pour créer un environnement de travail collaboratif :

• Gérer les attitudes toxiques le plus vite possible
• Mettre en place une boîte à idée
• Demander l’avis de tous les membres de l’équipe
• Ne pas surcharger son personnel
• Arriver à temps

12. Analyser et améliorer les résultats et la performance

Si vous n’utilisez pas encore un logiciel de gestion de projet qui comporte des outils analytiques, vous êtes peut-être passé à côté de quelque chose. Gestion du temps, suivi de la performance, outil RH et plus encore ce sont des outils qui font partie des logiciels de gestion projet modernes.

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