Alternative à Excel

Utiliser Bitrix24 en alternative à Excel pour certains processus

Excel est un logiciel irremplaçable qui permet de réaliser de nombreuses fonctions dans différents domaines de l’entreprise (comptabilité, gestion des ventes, ressources humaines, direction...). Les possibilités sont tellement nombreuses dans Excel que de nombreuses entreprises font tout à partir d’Excel (devis, factures, suivi des temps...). Lorsque les entreprises utilisent Excel pour tout faire, il est possible que certains processus ne soient pas optimisés. C’est le cas notamment pour la création et le maintien de bases de données.

Quel intérêt à associer Bitrix24 et Excel ?

Ce que propose Bitrix24, ce n’est pas de remplacer Excel, c’est de vous permettre de créer des bases de données clients, produits ou autre bien structurées que vous pourrez ensuite exporter vers Excel pour réaliser des analyses poussées. Bitrix24 est conçu pour renseigner les données au bon endroit, cela permet une gestion des données volumineuses plus rapidement et simplement. Sur Bitrix24, dans de nombreuses sections de l’outil, vous avez la possibilité de créer vos propres champs et de choisir le type de champs (liste, booléen, texte, nombre, date...). Cela permet de construire une base de données qui correspond à vos besoins et qui permettra ensuite de formater les données correctement (cela évite par exemple un format de date écrit de 2 manières différentes : 19.04.21 et 19/04/21 que Excel considèrera en format date et en format texte ce qui change le caractère de la donnée).

Maintenir des bases de données dans un outil comme Bitrix24 est aussi beaucoup plus pratique et sécurisé qu’Excel. Imaginons qu’un client change de numéro de téléphone, sur Bitrix24, il suffit d’ouvrir la fiche client et de changer le numéro de téléphone dans le champ correspondant. Sur Excel, il faut ouvrir le bon fichier, faire la recherche du client, trouver la bonne colonne et la bonne ligne avec le numéro à changer (avec le risque de se tromper de cellule).

Autre avantage de Bitrix24, les données sont utilisables dès qu’elles sont sauvegardées. Une adresse mail enregistrée par exemple, permet aux outils de Bitrix24 de partager des données vers cet email, envoyer des invitations à des réunions, les commandes du client, des liens de paiement et même des rappels. Un numéro de téléphone enregistré peut être appelé directement par l’outil Téléphonie de Bitrix24. Certains champs de données peuvent aussi être associés à l’outil d’automatisation des processus Bitrix24 (RPA) pour que le logiciel gère seul des processus répétitifs qui peuvent être automatisés (Ex : envoyer des bons de livraisons par mail une fois une commande réglée).

Notez également que toutes les listes avec vos données, peuvent être exportées sur Excel. Cela est valable pour les listes des tâches, des projets, des employées, des transactions, des contacts, des produits et des commandes. Vous pouvez alors rapidement construire des graphiques et des analyses à partir des données Bitrix24. Imaginez si vous aviez un fichier Excel pour chaque type de données ? Bitrix24 est sans aucun doute un logiciel mieux adapté pour la gestion de base de données. Il est également possible d’importer des données à partir d’Excel mais le fichier doit être structuré pour que les données soient importées au bon endroit dans Bitrix24 (des modèles de fichiers sont téléchargeables pour les sections ou l’import est possible).